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Las 7 pautas imprescindibles para implantar la gráfica de un evento.

Pasarelas de moda, entregas de premios, festivales, conciertos, ruedas de prensa, ferias comerciales o acontecimientos ciudadanos, grandes citas deportivas, congresos médicos, profesionales o políticos. Todos buscan el máximo de repercusión y de retorno. Cuáles son las claves para el éxito?eventos-mutua-madrid-open-bastidores 1. Escuchar  y entender.

El primer paso es escuchar a los organizadores o promotores y estudiar el proyecto de comunicación y look, y las necesidades puramente logísticas.

En un gran proyecto suele haber:

  • Necesidades de comunicación del evento, tanto en el propio recinto como en el exterior. Vallas, banderolas, opis de cara al público general, y visualización de las marcas y patrocinadores de cara a los asistentes y los medios de comunicación.
  • Necesidades de adecuación del espacio: cerrar o dividir zonas, decoración de espacios según su uso, ambientar globalmente el espacio para el objetivo.
  • Necesidades de señalización para el tráfico de personas: entradas, salidas, ubicación del Village, restaurantes, etc.

2. Comprobar

Prospectar los espacios y detectar las oportunidades que nos ofrece pasando de la mirada global a la muy concreta a través de la prospección y medición exacta de todos los elementos. Detectar posibles dificultades. Decidir los mejores sistemas de instalación de las piezas.

3. Asesorar

Recomendar, asesorar, proponer, inventar. Para el éxito del proyecto es muy importante la aportación de los especialistas en la implantación de la gráfica. Escoger entre mástiles, torretas, banderolas o diferentes formatos de banners, distribuir correctamente la señalización, colocar bastidores de poliéster o de material textil… Son decisiones importantes en las que cualquier organizador puede necesitar ayuda o sugerencias. La experiencia es un grado.

4. Planificar

En cualquier evento, la planificación es fundamental: elaborar un calendario de producción e instalación que encaje con las disponibilidades de los espacios y las prioridades de los organizadores y el proceso de producción. Prever contratiempos y necesidades especiales.

5. Producir

Empezando por un tratamiento impecable de imágenes y pruebas de impresión. Decidiendo los materiales idóneos para cada necesidad. Lonas micro-perforadas para grandes superficies en exteriores, lonas opacas cuando la luz pueda ser un problema, o textiles para dar un aire más sofisticado a los interiores. Es importante usar las técnicas adecuadas para asegurar su resistencia, flexibilidad, efecto y facilidad de instalación.

6. Instalar

Con el máximo nivel de exigencia: lonas bien tensadas, elementos perfectamente ajustados a las medidas y sistema de instalación que garantice la seguridad. Y ese “algo más” que aporta un equipo de instaladores con criterio para poder adaptarse a situaciones imprevistas.

7. Reaccionar.

Casi nunca un evento termina cuando se inaugura. Un patrocinador recién llegado, una rueda de prensa que no estaba prevista, un cambio en el programa…

Durante toda su celebración es importante saber reaccionar a las necesidades nuevas o de última hora que surgen sobre la marcha.

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